Come vedere chi ha visualizzato il tuo documento Google

Google Documenti è un ottimo strumento di collaborazione in quanto consente a più persone di modificare e lavorare su un singolo documento contemporaneamente, senza perdere traccia di chi sta facendo cosa.

Se tu o la tua organizzazione utilizzate Google Docs, sapere chi del team ha visualizzato quale documento e quando può essere un'informazione utile. Dall'assicurarsi che tutti leggano una bozza, i termini e le condizioni, l'ultimo invio, le politiche e le procedure o qualche altro documento importante, essere in grado di vedere chi ha fatto cosa e quando è essenziale.

Fino a poco tempo, non potevi vedere chi ha visualizzato i tuoi documenti Google. Potresti vedere chi l'ha modificato, ma non chi l'ha appena letto. Se non hanno salvato, modificato o lasciato un commento, non avevi idea se una persona in particolare avesse letto l'ultima versione di un documento.

Inoltre, poiché puoi condividere Google Documenti con autorizzazioni di sola lettura, puoi condividere il documento con alcune persone con l'intento che esaminino il documento ma non apportino modifiche.

Le versioni attuali di Google Documenti ti consentono di configurare le impostazioni in modo da poter vedere chi ha visualizzato i tuoi Google Documenti. Diamo un'occhiata a come puoi farlo da solo.

Il monitor dell'attività di G Suite

G Suite viene in genere utilizzato da organizzazioni in cui la collaborazione è essenziale. Se utilizzi G Suite per collaborare regolarmente con altri, puoi utilizzare Activity Monitor per visualizzare la cronologia delle visualizzazioni di qualsiasi file di Google Documenti.

Segui questi passaggi per farlo:

  1. Apri un file di Foglio Google

  2. Clicca sulla tendenza al rialzo icona freccia in alto a destra, oppure vai su Utensili menu a discesa

  3. Apri il Dashboard attività

  4. Clicca sul Tutti gli spettatori per la scheda della tua organizzazione

Questo processo ti consentirà di tenere traccia delle visualizzazioni nel documento, inclusa la data e l'ora dell'ultima visualizzazione per ciascun visualizzatore.

Se non vedi l'opzione Monitoraggio attività nel tuo documento Google, probabilmente significa che hai effettuato l'accesso alla versione gratuita di Google Documenti o a un account personale, anziché a una versione di G Suite.

Tendenze di spettatori e commenti

Oltre a vedere chi ha visualizzato i tuoi documenti Google, Activity Monitor ti consente anche di vedere le tendenze su quando le persone hanno visualizzato o commentato il tuo documento.

Tendenza spettatori: Mostra un grafico a barre del numero di visualizzatori unici in un intervallo di tempo che scegli da 7 giorni a sempre.

Commenti Tendenza: Mostra i grafici a barre dell'andamento dei commenti in un intervallo di tempo da 7 giorni a tutti i tempi.

Disattiva la cronologia delle visualizzazioni in Google Documenti

Se per qualsiasi motivo desideri disattivare la cronologia delle visualizzazioni di un documento, puoi farlo anche seguendo questi rapidi passaggi:

  1. Apri il foglio Google

  2. Clicca sulla tendenza al rialzo freccia nella parte in alto a destra del tuo documento o vai a Utensili dal menu a tendina

  3. Apri il Dashboard attività

  4. Selezionare Impostazioni della privacy

  5. In Impostazioni documento, attiva/disattiva Mostra la mia cronologia delle visualizzazioni per questo documento spegnere

Questa opzione è disponibile anche nella versione personale o gratuita di Google Documenti. Se stai lavorando a un documento ma non vuoi che i tuoi collaboratori lo sappiano finché non sei pronto a condividere le revisioni finali, puoi disattivare la cronologia delle visualizzazioni.

Inizia aprendo Fogli Google e facendo clic su Impostazioni.

Il menu Impostazioni ti consente di disattivare la cronologia delle visualizzazioni con le impostazioni "Dashboard attività". Dopo averlo spostato in posizione "off", fare clic su OK per salvare le modifiche.

Come vedere chi ha apportato modifiche al tuo documento Google

Il controllo della versione è molto importante, soprattutto se lavori in un settore regolamentato. Il controllo della versione è qualcosa che Google Docs ha fatto bene per un po'. Documenti mostrerà chi ha modificato un documento, lo ha salvato o lo ha condiviso. In realtà funziona non solo con G Suite, ma anche con Google Documenti personali.

Se sei interessato al controllo della versione o vuoi assicurarti che nessuno abbia apportato modifiche che non dovrebbero senza bloccare il file, puoi scoprirlo seguendo questi passaggi:

  1. Apri un foglio Google che desideri monitorare

  2. Selezionare File e Cronologia delle versioni

  3. Selezionare Vedi la cronologia delle versioni

Dovrebbe apparire una finestra sulla destra dello schermo che mostra ogni salvataggio e modifica per il documento in questione. A seconda di come hai configurato G Suite o Google Documenti, puoi visualizzare questi dati anche selezionando il link "Ultima modifica..." nella parte superiore del documento. Ti porta esattamente nello stesso posto.

All'interno di quella finestra, dovresti anche avere la possibilità di visualizzare la versione precedente del documento prima che venissero apportate le modifiche.

Questo è essenziale per il controllo della versione in quanto si dispone di una traccia di controllo di quali modifiche sono state apportate, quando sono state apportate e da chi. È anche utile se hai apportato alcune modifiche, ci dormi sopra, hai cambiato idea e vuoi ripristinarle.

Come vedere chi ha condiviso il tuo documento Google

Puoi anche vedere chi ha condiviso il tuo documento Google e quando. Puoi anche vedere le impostazioni di condivisione in modo da poter controllare meglio l'accesso al tuo documento.

  1. Vai a drive.google.com
  2. Clicca su Mio disco sulla sinistra

  3. Fare clic sul piccolo io pulsante nell'angolo in alto a destra

  4. Clic Attività

  5. Fare clic su ciascun file o cartella singolarmente o rivedere la barra di scorrimento a destra dello schermo. Questo ti mostrerà chi ha condiviso il tuo documento.

Puoi anche controllare dall'interno del documento selezionando Condividi. I nomi delle persone appariranno nella finestra popup. Se ci sono più persone, seleziona un nome e apparirà l'elenco di tutti i nomi.

Pensieri finali

La tua capacità di determinare chi ha visualizzato, condiviso e modificato i tuoi documenti è limitata se non hai accesso a un account G Suite; tuttavia, ci sono ancora modi per ottenere alcune informazioni di base.

Seguendo i passaggi forniti in questa guida, puoi vedere rapidamente e facilmente chi ha visualizzato, modificato, modificato in qualsiasi modo il tuo documento Google Docs.


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